Vad krävs för att leda ett projekt hela vägen i mål?

Projektarbete – från idé till resultat

Att arbeta i projektform är idag en av de mest effektiva metoderna för att driva utveckling, lösa problem och nå tydliga mål. När en ny produkt eller tjänst ska tas fram krävs ofta kompetens från flera olika områden – exempelvis design, konstruktion och marknadsföring. Dessa kompetenser samlas i en projektgrupp som arbetar tillsammans under en begränsad tid, med ett tydligt uppdrag och ett fastställt slutmål.

Vad är ett projekt?

Ett projekt kännetecknas av att det:

• Har ett bestämt syfte och ett konkret, mätbart mål.
• Är tidsbegränsat och avslutas när målet är uppnått.
• Kräver resurser i form av tid, pengar och personer.

Syftet beskriver varför projektet genomförs, medan målet anger vad som ska uppnås. Ett välformulerat mål ska vara mätbart, tydligt och realistiskt.

Resurser och projektplan

För att projektet ska lyckas behövs:

• Personella resurser – de som arbetar i projektet.
• Ekonomiska resurser – budgeten för genomförandet.
• Tidsresurser – tillräckligt med tid för att nå målen.

En projektplan är grunden för ett strukturerat arbete. Den beskriver målet, vilka resurser som krävs, vem som ansvarar för olika moment och en tidsplan. Ett vanligt planeringsverktyg är Gantt-schemat, där aktiviteter och deadlines visualiseras med horisontella staplar över en tidsaxel. På så sätt blir det tydligt vad som ska göras, när och av vem.

Projektets faser

Projektarbete kan delas in i flera steg:

1. Problemanalys – definiera och förstå problemet.
2. Målsättning och lösning – formulera mål och välja strategier.
3. Planering – strukturera arbetet och fördela uppgifter.
4. Genomförande – utföra arbetet enligt planen.
5. Dokumentation – samla viktig information och lärdomar.
6. Rapportering – hålla beställare och grupp uppdaterade.
7. Utvärdering – analysera resultat, budget och tid samt förbättra inför kommande projekt.